De Algemene Vergadering van een Vereniging van Mede-Eigenaars is een belangrijk moment waarop mede-eigenaars samenkomen om beslissingen te nemen over diverse aangelegenheden die de gemeenschap beïnvloeden. In dit artikel nemen we je mee door het typische verloop van een Algemene Vergadering, vanaf het betreden van de vergaderzaal tot de afsluiting.
Aanvang en Registratie
De Algemene Vergadering begint met de ontvangst van de aanwezige mede-eigenaars. De aanwezigen tekenen de aanwezigheidslijst voor zichzelf of elke persoon die ze vertegenwoordigen. De Algemene Vergadering kan pas starten als meer dan de helft van de eigenaars aanwezig is met de helft van de aandelen. Het is de bedoeling dat de registratie van de aanwezigen gebeurt vóór het aanvangsuur van de Algemene Vergadering, zodat deze stipt kan starten.
Toelichting op de Agenda
Het is belangrijk dat u uw agendapunten die u zelf wilt bespreken tijdig indient. Dit wil zeggen ten minste drie weken voor de tweewekelijkse periode van de vergadering van uw VME. Over het indienen van agendapunten verscheen eerder al dit artikel. De voorzitter (of de syndicus) geeft een toelichting op de punten van de agenda. Dit kan gaan over financiële zaken, onderhoudsprojecten, reglementswijzigingen en andere relevante kwesties.
Behandeling Agendapunten
Elk agendapunt wordt besproken en toegelicht. Mede-eigenaars hebben de mogelijkheid om vragen te stellen, opmerkingen te maken en hun standpunt kenbaar te maken.
Stemming
Na de toelichting volgt er een stemming. Een stemming kan nooit anoniem. Onthoudingen en tegenstemmers dienen opgenomen te worden, met hun aandeel, in de notulen van de Algemene Vergadering.
Rondvraag (?)
Van oudsher is er de gewoonte om na een Algemene Vergadering een rondvraag te houden. Deze rondvraag is meestal totaal zinloos en een verspilling van tijd. Bij de eerste mede-eigenaar wordt er nog geluisterd, bij de laatste mede-eigenaar is de overgrote meerderheid gewoonlijk al aan de na-vergadering begonnen. Het is niet mogelijk om over deze opmerkingen te stemmen. Vanaf volgend jaar zal dit punt dan ook niet meer standaard op de agenda van de vergadering vermeld staan.
Afsluiting
De voorzitter sluit de vergadering af en bedankt de aanwezigen voor hun deelname. De syndicus stelt notulen op die na de Algemene Vergadering ondertekend worden door de voorzitter, de secretaris en de nog aanwezige eigenaars.
Informele Samenkomst
Soms is er na de officiële vergadering ruimte voor een informele samenkomst waar mede-eigenaars de gelegenheid hebben om met elkaar in gesprek te gaan of gewoon gezellig iets te drinken.
conclusie
Het is belangrijk dat de vergadering gestructureerd verloopt, de agendapunten correct en tijdig ingediend worden en alles goed voorbereid wordt. De vergadering is immers hét beslissingsmoment van het jaar en veel meer dan een gezellige bijeenkomst.